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Google Apps: un outil collaboratif intelligent

Crée en 2007, Google Apps est le système d’applications web du moteur de recherche Google dédié aux professionnels.

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Un réel outil de partage

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Avec des offres adaptées aux petites, moyennes et grandes entreprises (gratuit pour moins de 10 utilisateurs par organisation et à partir de 4 euros par utilisateur et par mois pour les autres) Google Apps offre des applications web pour une meilleure gestion au sein de l’entreprise et ainsi pour une meilleur productivité.

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Terminé la multiplication des versions d’un même document ou encore la perte de document ! Il est désormais possible de travailler sur un document unique à plusieurs avec une confiance absolue quant à la sauvegarde des données. Merci Google Apps !

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Autant dire que l’organisation de travail sera facilitée avec ces différents outils que sont la messagerie, la gestion de documents (texte, feuille de calcul, formulaire...), Google agenda et Google site.


Les applications Google Apps

Les e-mails
Un réel avantage pour les entreprise est la personnalisation de leur mail ( Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. ). Outre ce côté professionnel, on retrouve un côté pratique avec une messagerie permettant d’être en permanence connecté (mobile, tablette...). Un réel gain de temps associé à un suivi et à un classement des e-mails (en plus d’un filtrage anti spam!) avec un espace de stockage de 25 GO. Plus besoin de vous soucier de supprimer les mails !

Google Doc, quel bonheur !
Google Doc vous permet la gestion de vos données depuis n’importe quel ordinateur !
Vous pouvez ainsi travailler à plusieurs sur un même document, et ce également lors de déplacement. Une seule version du document est conservée, ce qui ne peut que faciliter le partage.

L’agenda
Google Agenda vous sera utile pour la gestion de vos plannings. Rapide et intuitif, il vous fera gagner du temps, d’autant plus que vos pourrez synchroniser vos données à votre mobile. Vous pouvez également jeter un oeil au planning de vos collègues pour trouver le moment adéquat à une réunion par exemple.

Les sites
Google site va permettre la partage d’informations au sein de l’organisation à travers votre Intranet. L’avantage ? Des projets communs facilités par l’absence de codage HTML.

Les contacts
Google Apps permet de gérer les contacts présents dans votre répertoire. Le carnet d’adresse peut contenir jusqu’à 25 000 contacts et il est également possible de partager cette liste avec les membres de votre organisation. En plus de la possibilité de gérer vos contacts avec la création de groupes, vous pouvez également réaliser de vrais profils pour chacun d’eux.

En bref, des mises à jour gratuites, pour toujours plus d’applications. Google Apps est un réel outil de partage et de travail nécessaire pour travailler intelligemment et en collaboration entre employés. Les applications sont beaucoup plus nombreuses, celles présentées ci-dessus en sont les principales.

Pour compléter les fonctionnalités de Google Apps, Market Place offre la possibilité de rajouter des applications web, gratuites ou payantes, qui s’intègrent à la suite de Google Apps. Les sujets sont variés et touchent aussi bien à la gestion de la relation client, qu’à la comptabilité ou qu’à la gestion de projet. Pour bénéficier de tous ces avantages, il est cependant nécessaire d’être déjà client Google Apps.

Microsoft: bonjour la concurrence !

Avec ce concept de “cloud” innovant, Google Apps s’est bien entendu fait des concurrents, et ce principalement avec Microsoft Office 365.

Cette plateforme concurrente lancée en juin 2011 repose sur Microsoft Exchange. Office 365 est également une suite d’outils bureautiques comprenant une déclinaison de Word, Excel, Powerpoint...et s’adapte également aux différents besoin des entreprises.

Chacun ont leurs avantages et leurs limites (les outils proposés sont quasiment les mêmes), c’est alors l’entreprise en question qui délibérera en fonction de ce qui sera plus avantageux pour elle, Google Apps ou Microsoft Office 365.

Pour y voir plus clair, voici un tableau récapitulatif des offres de ces deux géants:

Google Apps vs Office 365

(source capture écran Le Journal du Net)

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